装修公司行政出纳
工作职责:
行政职责
接听和转接电话,接待客户
负责邮件、信件和传真的收发和整理
安排会议和行程,并提供必要的行政支持
维护办公室的用品和设备,确保日常顺畅运作
管理办公空间,包括清洁和维护
出纳职责
处理现金和支票收付款项
维护准确的现金日记账和银行对账单
支付供应商发票,并核对采购订单
制定并提交费用报告
维持内部控制程序,包括现金管理和盗窃预防
遵守相关财务法规和会计原则
其他职责
协助其他部门的行政或财务任务
保持专业且机密的工作方式
在必要时加班以满足业务需求
任职资格:
高中或同等学历
23 年行政或出纳工作经验
熟练使用 Microsoft Office Suite,特别是 Excel 和 Word
良好的沟通和人际交往能力
注重细节,能够在压力下准确高效地工作
具备财务知识并遵守 GAAP 原则
诚实可靠,有良好的道德规范
装修公司行政管理制度制定步骤
1. 确定目标
阐述制度制定的目的和预期成果,例如提高行政效率、规范工作流程和提高员工满意度。
2. 收集数据
访谈员工、主管和客户,了解当前行政管理中的问题领域。
审查现有政策和程序,确定需要更新或改进之处。
3. 制定政策
基于收集到的数据,起草明确而全面的政策,涵盖以下方面:
办公时间和出勤要求
请假和休假程序
员工行为准则
办公用品的采购和管理
文件管理和存档
4. 制定程序
为了支持政策,制定具体的程序来指导日常运作。这些程序应涵盖:
会议安排和记录
文件和信息的处理
客户关系管理
投诉处理
5. 沟通制度
以清晰简洁的方式向所有员工传达管理制度。
提供培训和指导,以确保每个人都能了解和遵守制度。
6. 执行和监控
建立一个机制来监控制度的执行情况,并识别需要改进的领域。
定期审查和更新制度,以确保其与公司不断变化的需求保持一致。
7. 持续改进
定期征求员工反馈,以识别改善制度的机会。
根据需要调整和改进制度,以适应业务流程的变化和最佳实践。
附加考虑:
考虑公司的规模和复杂性。制度应与公司的特定需求相匹配。
确保制度符合地方法律法规。
寻求法律顾问的意见,以确保制度的合法性。
使用模板或行业指南来为制度制定提供指导。
定期评审制度,确保其有效性和持续改进。
装修公司的行政人员主要职责包括:
行政管理:
处理日常办公事务,包括文件管理、通信、日程安排和会议组织
制定和执行办公政策和程序
采购办公用品和其他必需品
维护办公室设施和设备
人力资源管理:
协助招聘、入职、培训和绩效管理流程
管理员工档案和福利计划
确保合规性,包括劳动法和安全法规
财务管理:
处理收支和开支
管理发票、账单和报销
协助编制预算和财务报告
项目协调:
协助协调装修项目,包括客户沟通、进度监控和质量控制
与承包商、供应商和客户保持联系
确保项目按时按预算完成
客户服务:
处理客户查询和投诉
提供技术支持和指导
建立和维护客户关系
其他职责:
提供行政支持给管理层和高管
协助市场营销和销售活动
参与业务发展和战略规划
履行公司政策和价值观
根据需要执行其他职责
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